Durante los últimos años, la Educación Superior en Chile ha experimentado un gran cambio de paradigma desde una educación elitista y minoritaria hacia una educación masiva y gratuita, generando un nuevo contexto con mayor heterogeneidad de estudiantes, movilizando a las instituciones de educación superior a enfrentar desafíos nuevos, mejorando los procesos de selección y acompañamiento durante la estadía de los estudiantes en la universidad (CINDA, 2010). La oportunidad, pertinencia e impacto de estos procesos se ha vuelto clave para su evaluación, rediseño e institucionalización (Osorio y González, 2017). En el caso de la Universidad del Bío-Bío, centrándose en los estudiantes de primer año, se puede observar que en promedio cada año se matriculan 2.330 estudiantes, de los cuales 58,2% cuenta con gratuidad durante 2016, 58,19% durante 2017 y 65,70 % durante 2018, lo que nos indica que provienen de los estratos socioeconómicos más bajos. La tasa de retención de primer año para las cohortes con política de gratuidad ha sido de 84,7% el 2016 y 83,6% el 2017. Para el logro de estos resultados, la Universidad del Bío-Bío mantiene un sistema de transición, adaptación y motivación a la vida Universitaria que contempla distintas estrategias para el abordaje de la retención. Dentro de ellas, el Programa Tutores es la más amplia en cuanto a cobertura y tiempo de intervención, articulando el sistema completo. Por lo amplio de dicha estrategia, fue necesario crear un sistema institucional universal a fin de detectar a los estudiantes en riesgo de manera oportuna, medir cobertura real y visualizar el impacto del programa en la tasa de retención y de aprobación de asignaturas. El presente trabajo describe este sistema y su contribución a la permanencia de estudiantes de la Universidad del Bío-Bío. Dicho sistema tiene diferentes procesos de diagnóstico, seguimiento, alerta, resolución y evaluación; que es apoyado por herramientas informáticas (Módulo de Intranet Institucional) que permiten realizar mediciones y cruces de información en tiempo real de la cobertura y asistencia del programa; por tutor, por carrera, por sede e institucional; y además de manera mensual, semestral y anual. El sistema entrega cuatro alertas relacionadas con hitos importantes en la vida académica de un estudiante de la Universidad del Bío-Bío teniendo como resultado un promedio de 85 estudiantes en riesgo por cada alerta. El sistema, ha permitido además evidenciar la relación entre alta asistencia (adhesión) al programa y buenos resultados académicos.